Disposizioni inerenti la comunicazione

Disposizioni inerenti la comunicazione

Nov 4, 2021

Modifica delle disposizioni inerenti la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza dell’arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive

Cari/e Associati/e,

con Decreto del Ministero dell’Interno del 16 settembre 2021 sono state modificate e integrate le procedure del Decreto 7 gennaio 2013, recante: «Disposizioni concernenti la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza dell’arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive».

 In particolar modo la norma sopra citata ha riformato le disposizioni generali in ordine ai tempi di comunicazione dell’arrivo degli alloggiati.

Dal prossimo 12 gennaio 2022 infatti in tutti i casi in cui l’ospite effettuerà un soggiorno NON superiore alle 24 ore la comunicazione dovrà essere inoltrata entro le 6 ore successive al suo arrivo.

Pertanto:

  • Fino al 12 gennaio 2022 le comunicazioni delle persone alloggiate dovranno essere effettuate entro le 24 ore dall’arrivo, a prescindere dalla durata del soggiorno.
  • Dal 12 gennaio 2022, invece, se il soggiorno durerà meno di 24 ore, la comunicazione dovrà essere effettuata dal gestore delle strutture ricettive entro le sei ore dall’arrivo.

In allegato trovate il D.M. 16 settembre 2021, di cui vi riportiamo una breve sintesi.

COMUNICAZIONE GIORNALIERA

Le generalità delle persone alloggiate devono essere trasmesse dai gestori, entro le 24 ore dall’arrivo e comunque entro e non oltre le sei ore per i soggiorni non superiori a 24 ore, alle questure del territorio competenti, attraverso il portale Alloggiati Web.

TRASMISSIONE DELLA COMUNICAZIONE CON MEZZI INFORMATICI/TELEMATICI

I gestori della struttura devono produrre una specifica domanda alla Questura della provincia in cui ha sede la struttura. Sarà la Questura a rilasciare le credenziali di accesso al portale Alloggiati Web, è un sistema web oriented esposto su rete internet.

Le credenziali sono personali e devono essere utilizzate dai gestori della struttura o da un soggetto identificato , appositamente incaricato alla trasmissione dei dati.

La persona che caricherà i dati può inserire le singole schede di dichiarazione delle persone alloggiate on-line, secondo quanto riportato al punto 3.2.1 dell’allegato tecnico o trasferire, direttamente nell’applicazione, i dati già digitalizzati, utilizzando programmi applicativi a proprie spese secondo le modalità di cui ai punti 3.2.2 e 3.2.3 dell’allegato tecnico.

Ogni struttura ricettiva inserisce i dati solo nel sistema della questura territorialmente competente.

La ricevuta digitale degli inserimenti effettuati può essere scaricata e conservata da ciascuna struttura, secondo le indicazioni descritte al punto 4.1 dell’allegato tecnico e fa fede come attestazione dell’avvenuto adempimento (questa parte non risulta modificata rispetto al testo del D.M. 7 gennaio 2013, salvo ciò che riguarda i riferimenti all’allegato tecnico, che sono stati aggiornati).

TRASMISSIONE DELLA COMUNICAZIONE MEDIANTE FAX O POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

In caso in cui si verifichino delle problematiche legate al sistema Alloggiati Web, la trasmissione degli alloggiati dovrà avvenire tramite fax o mediante posta elettronica certificata (PEC). I dati da trasmettere li potete trovare al punto 2 dell’allegato tecnico, è importante che vengano inviati secondo un elenco sequenziale dei soggetti alloggiati.

MODALITÀ DI CONSERVAZIONE E DI ACCESSO AI DATI

I dati acquisiti con le modalità di cui sopra sono conservati separatamente per ciascuna questura all’interno di un’ infrastruttura informatica, presso il Centro elettronico nazionale della Polizia di Stato.

Titolare del trattamento dei dati è il Ministero dell’interno – Dipartimento della pubblica sicurezza. Il titolare del trattamento, in applicazione dell’art. 19 del decreto legislativo 18-5-2018 n. 51, autorizza i soggetti che agiscono sotto la propria autorità al trattamento dei dati personali, dopo aver impartito agli stessi le opportune istruzioni. La designazione dei soggetti autorizzati al trattamento di cui sopra è effettuata per iscritto e individua puntualmente l’ambito del trattamento consentito. Il titolare del trattamento di cui sopra, nell’adottare le misure organizzative necessarie a garantire che il trattamento sia effettuato in conformità a quanto previsto dal decreto legislativo n. 51 del 2018, definisce i compiti e le funzioni attribuiti agli autorizzati al trattamento.

L’accesso ai dati del sistema Alloggiati Web è consentito:

a) agli ufficiali e agli agenti di polizia giudiziaria e di pubblica sicurezza della Polizia di Stato, per finalità di prevenzione, accertamento e repressione dei reati, nonché di tutela dell’ordine e della sicurezza pubblica;
b) al personale del Centro elettronico nazionale della Polizia di Stato, per le attività di gestione tecnica e di manutenzione del sistema.

Il personale di cui alle lettere a) e b) è autorizzato per iscritto, anche sulla base di un’attestazione rilasciata dai responsabili degli uffici o comandi con la quale sono definite le esigenze di trattamento dei dati, in funzione dell’attività svolta in seno all’unità organizzativa di assegnazione. La consultazione dei dati e delle informazioni avviene secondo le modalità di cui sopra. Le informazioni sono consultabili in linea per quindici giorni, decorsi i quali le stesse sono rese accessibili esclusivamente agli ufficiali di polizia giudiziaria e di pubblica sicurezza della Polizia di Stato, addetti ai servizi investigativi e dotati di specifico profilo di accesso a livello nazionale.

TERMINI DI CONSERVAZIONE DEI DATI I dati raccolti nel sistema Alloggiati Web sono conservati, ai sensi dell’art. 3 del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51, recante Principi applicabili al trattamento di dati personali, non oltre il termine di cinque anni.
I gestori delle strutture ricettive sono tenuti alla cancellazione dei dati digitali trasmessi con mezzi informatici/telematici e alla distruzione della copia cartacea degli elenchi trasmessi mediante fax o posta elettronica certificata, non appena generata da parte del sistema la ricevuta di avvenuta comunicazione dei dati, che deve essere conservata per la durata di cinque anni.